Le CAUE de la Vendée recrute

Le CAUE de la Vendée recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)

L’assistant(e) administratif(ve) contribue aux missions fondamentales des CAUE définies par la loi : le conseil, la sensibilisation, l’information et la formation.
Il/elle participe à la mise en œuvre du projet associatif du CAUE de la Vendée.
Pour ce faire, il/elle accompagne dans les tâches administratives, la direction et le référent du pôle administratif et intervient en soutien aux chargés de conseil et de mission.

PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITES

o Assurer les relations téléphoniques et électroniques
o Traiter le courrier entrant et sortant
o Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions des architectes consultants sur le territoire de la Vendée
o Organiser et traiter le classement et l’archivage de la direction
o Gérer les bases contacts
o Saisir et/ou rédiger et mettre en page les documents
o Établir des process récurrents
o Suivre les tableaux de bords (en relation avec le référent du pôle administratif)
o Identifier les sujets d’amélioration des conditions d’exercice professionnel

o Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les déplacements et les réunions des architectes consultants sur le territoire de la Vendée
o Préparation et suivi des conventions, envoi des études à la collectivité.
o Suivre les échéances (rôle de rappel et d’alerte auprès des chargés d’études et de mission).
o Organiser et traiter le classement et l’archivage documents administratifs liés aux études et actions

o Organisation des réunions du CA et de l’AG, tenue du registre association, compte-rendu des réunions de CA et AG, des réunions mensuelles de l’équipe.
o Préparer les supports nécessaires au fonctionnement des instances : Conseil d’administration et Assemblée générale, …

o Assurer l’accueil téléphonique du CAUE
o Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs

o Organiser les actions, les événements, les rencontres (journées de visite, voyages d’études, formations, etc.)
o Assurer la planification annuelle des évènements et actions.
o Organiser et gérer l’itinérance des expositions du CAUE (contacts, informations, conventions, planning des réservations)
o Préparer les dossiers « stagiaires » pour les formations assurées par le CAUE

o Préparer et accueillir les nouveaux arrivants (y compris les stagiaires)
o Traiter les demandes de congés, en lien avec la direction et le référent du pôle administratif
o Vérification des feuilles de frais et de chèques-déjeuners
o Contrôle des factures (bons de livraison)
o Mise sous plis des adhésions

Ces missions et activités sont réalisées dans le respect des procédures internes.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

L’assistant(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la direction du CAUE de la Vendée et travaille en relation étroite avec le référent du pôle administratif.
L’assistant(e) a une connaissance effective du CAUE de la Vendée.
Il/elle dispose d’une autonomie dans la gestion de ses tâches et fait preuve d’adaptabilité dans les missions et les sujets qui lui sont confiés.
Il/elle doit un reporting adapté à la direction et au référent du pôle administratif.
Ayant accès à des informations stratégiques de tous niveaux, il/elle est soumis(e) à une confidentialité stricte.
Il/elle est une personne-ressource qui apporte de la fluidité à l’ensemble de l’équipe et en capacité de prendre en charge des demandes et de les orienter.

EXIGENCES REQUISES POUR LA FONCTION

BAC PRO à BTS assistante de gestion, assistante de direction PME/PMI , secrétariat des entreprises, assistance de direction…

Connaissances du secteur d’activités et du fonctionnement des CAUE
Connaissances du département de la Vendée
Connaissances des collectivités territoriales

Maîtriser les outils bureautiques – Word, Excel, Power Point, messagerie électronique
Être familier des logiciels de gestion

Aptitudes professionnelles
– Travailler avec rigueur et méthode
– Avoir le sens de l’organisation
– Prendre des initiatives
– Savoir gérer les situations imprévues ou irritantes
– Être autonome et force de propositions
– Se montrer polyvalent

Aptitudes relationnelles
– Détenir des qualités relationnelles et rédactionnelles
– Etablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
– Coordonner ses activités avec celles de ses collègues
– Faire preuve de diplomatie et de bienveillance

Permis B

RECRUTEMENT

Intitulé du poste : Assistant(e) administratif(ve)
Pôle / service : Pôle administratif
Niveau : Débutant/confirmé
Statut : Non cadre
Type de Contrat : CDI – Temps plein
Poste à pourvoir : Mai 2022

TELECHARGER LA FICHE DE POSTE

Intégralité de la fiche de poste en pdf.

CONTACT

Dépôt des candidatures :
CV et lettre de motivation à envoyer par courrier ou par mail au

CAUE de la Vendée
33 rue de l’Atlantique
85 000 La Roche sur Yon
caue85@caue85.com

Pour toute précision, merci de contacter le CAUE  :
. par téléphone, au 02 51 37 44 95
. par mail

CONTEXTE ET STRUCTURE

Le CAUE assure sa mission de service public, définie par la loi de 1977 sur l’architecture.
Le CAUE a été créé pour promouvoir, valoriser et préserver la qualité de l’architecture, de l’urbanisme et de l’environnement.
Il assure des missions dans un cadre et un esprit associatif.

Le CAUE est géré par un conseil d’administration qui définit les orientations générales et en contrôle l’exécution.
Il conseille et guide les communes et les autres collectivités (Paysage de Votre Commune, fleurissement, programmation, aide à la maîtrise d’ouvrage, jury de concours) Il conseille et assiste les particuliers, les porteurs de projets : de la maison au jardin… aux hébergements touristiques.
Il conseille et guide les exploitants agricoles (intégration paysagère, collaboration avec la Chambre d’Agriculture).
Il conseille et assiste les enseignants (aménagement des cours d’école, projet d’écoles…).

Il est constitué d’une équipe de 15 personnes.